En vertu de la Loi, toute personne qui en fait la demande a un droit d’accès aux documents détenus par la Ville, à moins d’une exception.

Toutefois, ce droit ne s’étend pas aux notes personnelles inscrites sur un document, ni aux esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autres documents de même nature. Il ne permet pas non plus d’obtenir de l’information ou des commentaires sur des documents. La Ville n’a pas l’obligation de créer un document pour répondre à la demande.

La greffière de la Ville agit à titre de responsable de l’accès aux documents.

Demande écrite

Il est possible d’effectuer une demande d’accès à un document détenu par la Ville en remplissant le formulaire ou faisant une demande écrite par les moyens suivants :

1. Par la poste
2. Par courriel
3. En personne

Pour plus de renseignements, communiquez avec l’équipe du Service juridique et greffe via : Contactez-nous

Demande verbale

Vous pouvez également faire une demande verbale d’accès à un document aux coordonnées mentionnées ci-haut. Cependant, la réponse qui vous sera donnée ne sera pas susceptible de révision devant la Commission d’accès à l’information.

Contenu de la demande d’accès

Afin de permettre au responsable de l’accès à l’information de répondre adéquatement à votre demande, celle-ci doit être suffisamment précise pour permettre de repérer le document et doit contenir minimalement les informations suivantes :

• Le nom et le titre du demandeur (organisme ou entreprise, s’il y a lieu);
• Les coordonnées complètes du demandeur (adresse, numéro de téléphone, courriel, etc.);
• L’identification du document demandé (adresse, titre, date, s’il y a lieu);
• Consentement écrit (procuration), si nécessaire;
• Toute autre information pertinente.

Consentement écrit (procuration)

Dans le cadre d’une demande concernant l’accès à des documents contenus dans un dossier de propriété d’un immeuble, si vous demandez des documents pouvant contenir des renseignements personnels sur une autre personne physique, ou l’accès au dossier de propriété d’une autre personne physique ou morale un consentement écrit (procuration) dûment signé par celle-ci devra être joint avec votre demande afin qu’elle soit complète. À défaut, seuls les documents publics pourront vous être transmis.

Dans le cadre de toute autre demande d’accès à un document qui ne vise pas un immeuble, si vous demandez des documents pouvant contenir des renseignements personnels sur une autre personne physique, un consentement écrit (procuration) dûment signé par celle-ci devra être joint avec votre demande afin qu’elle soit complète. À défaut, seuls les documents publics pourront vous être transmis.

Délai de traitement

Toute demande sera traitée en conformité avec les dispositions de la Loi dans un délai maximum de 20 jours suivant la date de réception. Par conséquent, un accusé de réception sera envoyé au demandeur l’informant du délai de traitement de la demande. Si le traitement de la demande apparaît impossible sans nuire au déroulement normal de ses activités, le responsable peut prolonger cette période de 10 jours supplémentaires.

Refus et révision d’une demande d’accès

À défaut par la Ville de respecter ce délai de réponse, le responsable de l’accès est réputé avoir refusé l’accès aux documents. Ce défaut permet un recours en révision devant la Commission d’accès à l’information, et ce, dans les 30 jours suivant la date de cette décision. Un tel recours s’applique aussi en cas de refus ou de transmission partielle des documents demandés.

Veuillez noter que les demandes verbales ne peuvent faire l’objet d’un recours en révision.

Frais

L’accès à un document est gratuit. Toutefois des frais n’excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés du demandeur en vertu du Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels.