En tant qu’organisme public, la Ville de Sainte-Agathe-des-Monts est assujettie à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (ci-après « la Loi »).

La Loi établit que les renseignements personnels sont confidentiels sauf avec le consentement de la personne concernée ou les exceptions prévues par la Loi.

Celle-ci établit le principe général que toute personne qui en fait la demande a le droit :

• D’être informée des renseignements personnels la concernant détenus par la Ville;
• De faire rectifier les renseignements personnels la concernant s’ils sont inexacts ou incomplets ou si leur collecte, leur communication ou leur conservation n’est pas autorisée par la Loi.

Toutefois, la Loi prévoit plusieurs exceptions à ces principes.

Renseignement personnel

Des renseignements personnels sont des informations qui portent sur une personne physique et qui permettent directement ou indirectement de l’identifier (ex. : date de naissance, numéro d’assurance sociale, adresse courriel personnelle, etc.).

À moins d’exception, les renseignements personnels ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée puisqu’ils sont confidentiels.

Droit d’accès à vos renseignements personnels

Chaque personne a le droit d’être informée de l’existence d’un renseignement personnel qui la concerne, sous réserve des restrictions qui s’appliquent en vertu de la Loi.

Rectification de vos renseignements personnels

Chaque personne qui reçoit une confirmation de l’existence, dans un fichier, d’un renseignement personnel qui la concerne peut, si le renseignement est inexact, incomplet ou équivoque, ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation ne sont pas autorisées par la Loi, exiger que le fichier soit rectifié.

Responsable de la protection des renseignements personnels

La greffière de la Ville agit à titre de responsable de la protection des renseignements personnels.

Demande écrite

Une demande de communication ou de rectification ne peut être considérée que si elle est faite par écrit par une personne physique justifiant de son identité à titre de personne concernée.

Si vous faites une demande au nom d’une autre personne, vous devez fournir son consentement en utilisant le formulaire à cet effet au soutien de votre demande.

Si votre demande concerne une personne décédée vous devez prouver que vous détenez un des statuts suivants;

• Personne liquidatrice de la succession; vous devez alors fournir la recherche testamentaire et le testament;
• Personne bénéficiaire d’une assurance vie ou d’une indemnité de décès; vous devez présenter un document qui prouve ce statut (police d’assurance vie, prêt hypothécaire, assurance voyage, etc.);
• Personne héritière; vous devez transmettre une recherche testamentaire, un testament ou la preuve de votre statut (par exemple : un certificat de naissance ou un acte de mariage) et démontrer vos intérêts ou vos droits;
• Personne titulaire de l’autorité parentale; vous devez démontrer votre titre par un certificat de naissance.

Pour avoir accès à un renseignement personnel ou pour demander une rectification, le demandeur doit adresser sa demande sur le formulaire ou en faisant une demande écrite au responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels de la Ville.  Il doit également confirmer son identité notamment en présentant une pièce d’identité valide ou une photocopie de celle-ci (ex. : passeport, permis de conduire, carte d’assurance maladie, etc.). Cette photocopie sera détruite une fois la demande traitée et les délais de révision expirés.

Pour plus de renseignements, communiquez avec l’équipe du Service juridique et greffe via: Contactez-nous

Délai de traitement

Toute demande sera traitée en conformité avec les dispositions de la Loi dans un délai maximum de 20 jours suivant la date de réception. Par conséquent, un accusé de réception sera envoyé au demandeur l’informant du délai de traitement de la demande. Si le traitement de la demande apparaît impossible sans nuire au déroulement normal de ses activités, le responsable peut prolonger cette période de 10 jours supplémentaires.

Frais

L’accès à un renseignement personnel est gratuit. Toutefois des frais n’excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés du demandeur en vertu du Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels.

Refus et révision d’une demande d’accès

À défaut par la Ville de respecter ce délai de réponse, le responsable de l’accès est réputé avoir refusé l’accès aux renseignements personnels. Ce défaut permet un recours en révision devant la Commission d’accès à l’information, et ce, dans les 30 jours suivant la date de cette décision. Un tel recours s’applique aussi en cas de refus ou de transmission partielle des renseignements demandés.

Demande de communication de renseignements personnels – Étude, recherche, production de statistiques

La personne ou l’organisme qui souhaite obtenir et utiliser des renseignements personnels à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques doit :

• Faire sa demande par écrit à l’organisme public qui détient ces renseignements en complétant le formulaire prévu à cette fin;
• Joindre une présentation détaillée des activités de recherche (ex. : protocole de recherche).

Il est de la responsabilité de tout citoyen de s’assurer que la Ville possède les coordonnées aux fins de communiquer avec lui notamment pour l’envoi du compte de taxes. À cet effet, veuillez remplir le formulaire pour demander le changement de votre adresse ou de vos coordonnées.

La Politique sur la gouvernance en matière de protection des renseignements personnels a été adoptée par le conseil municipal le 12 septembre 2023, elle :

• Énonce les principes encadrant la gouvernance de la Ville à l’égard des renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie et de l’exercice des droits des personnes concernées;
• Prévoit le processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels;
• Définit les rôles et responsabilités en matière de protection des renseignements personnels à la Ville;
• Décrit les activités de formation et de sensibilisation que la Ville offre à son personnel.

La politique peut être consultée en cliquant ici.

La Politique de confidentialité relative à la collecte des renseignements personnels par un moyen technologique a été adoptée par le conseil municipal le 12 septembre 2023.

Cette politique sert à protéger la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels lorsque vous naviguez via notre site Web, une de nos applications mobiles ou que vous remplissez des formulaires en ligne.

Elle décrit la manière dont la Ville recueille, utilise et communique vos renseignements personnels. Elle explique aussi comment vous pouvez demander accès à ces renseignements ou les faire rectifier, lorsque cela est nécessaire.

En accédant au site Web ou aux services et en les utilisant, vous convenez d’être lié par les modalités de la politique de confidentialité dans leur intégralité.

Plus précisément, lorsque l’utilisateur transmet à la Ville des renseignements personnels qui le concernent, celui-ci est réputé avoir consenti à ce que ces données soient utilisées et communiquées aux fins et par les moyens décrits dans la politique de confidentialité.

Si vous n’acceptez pas ces modalités d’utilisation, vous ne devez pas accéder au site Web, utiliser ses services et fonctionnalités, ni télécharger le moindre élément de son contenu.

La politique peut être consultée en cliquant ici.

Le comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels a été formé en application de la Loi.

Le respect de ses obligations en matière de protection des renseignements personnels, la transparence et la sécurité de l’information font partie des valeurs fondamentales de la Ville.

La mission du comité est d’assurer la mise en place de pratiques organisationnelles optimales qui répondent à ces valeurs.

Mandat

Afin d’accomplir sa mission, le comité est chargé de soutenir le responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels dans l’exercice de ses responsabilités et dans l’exécution de ses obligations en vertu de la Loi. Il relève du directeur général de la Ville.

Composition

Le comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels est constitué des personnes suivantes :

• Directrice du Service juridique et greffe, à titre de responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels;
• Directrice du Service des ressources humaines;
• Coordonnateur aux approvisionnements et aux technologies de l’information;
• Greffière adjointe;
• Technicienne en gestion documentaire.

Il s’agit d’un comité interne non public. Les citoyens et les visiteurs n’y sont pas admis.

Qu’est-ce qu’un incident de confidentialité?

Un incident de confidentialité correspond à tout accès, utilisation ou communication non autorisés par la Loi d’un renseignement personnel, de même qu’à la perte d’un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection.

La Ville de Sainte-Agathe-des-Monts a mis en place une Directive en cas d’incident de confidentialité que vous pouvez consulter en cliquant ici.

Vous désirez formuler une plainte en regard du traitement de renseignements personnels ?  Vous pouvez compléter le formulaire prévu à cet effet.

Votre plainte sera traitée en toute confidentialité. Les renseignements personnels sont protégés. Ils ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées à les consulter dans l’exercice de leurs fonctions.

Toute plainte relative aux pratiques de protection des renseignements personnels de la Ville ou de sa conformité aux exigences de la Loi qui concernent les renseignements personnels doit être transmise au responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP), lequel doit y répondre dans un délai de 20 jours.

Si le traitement de la demande dans le délai prévu par le premier alinéa ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de l’organisme public, le RPRP peut, avant l’expiration de ce délai, le prolonger d’une période n’excédant pas 10 jours. Il doit alors en donner avis à la personne concernée par écrit dans le délai prévu par le premier alinéa.